431.5.2 Links met andere pasjes

Lenersrecords kunnen gekoppeld worden, zodat de gegevens van een garanthouder opgeslagen kunnen worden in het lenersrecord. Het adres van degene die garant staat kan dan bijv. gebruikt worden om te laat berichten naar te versturen. Typische voorbeelden van garanthouders zijn: ouders (kinderen), docenten (studenten), officieren (soldaten), enz.

Voor elke taak kan de bibliotheek selecteren welk lenersadres gebruikt moet worden voor correspondentie. Wanneer gebruik wordt gemaakt van garanthouders kan de bibliotheek besluiten het adres van de garanthouder te gebruiken i.p.v. het lenersadres voor bepaalde taken. De bibliotheek kan er bijvoorbeeld voor kiezen het eerste rappel te sturen naar het kin en het tweede rappel naar de ouders.

De parameter AFO 481 Algemene uitleenparameters: – Diversen – Uitleenprocedure – Leners – Aantal lener relaties bepaalt aan hoeveel "ouder" records een koind gekoppeld kan zijn. Wanneer dit op meer dan één staat kan een kind aan meerdere ouderrecords gekoppeld worden. Maar slechts één ouderrecord kan de Garanthouder zijn.
Wanneer deze parameter is ingesteld op meer dan één, dan is de optie Links beschikbaar in AFO 431.

Het veld Gekoppelde records in AFO 431 is van toepassing op de kind records, het veld Gekoppeld vanuit komt alleen voor bij ouder records. Beide sets velden moeten geactiveerd worden in AFO 482 – Te corrigeren gegevens.

Wanneer u gekoppelde records wilt gebruiken in combinatie met Garanthouder, dan dienen al deze velden 'in gebruik' te zijn in AFO 482 Algemene Lener Instellingen.

U dinet een Authority lijst te definiëren voor de relaties, zoals Ouder van – Kind van in AFO 482 Lener Authority Lijsten – Relatietype. Voor elk relatietype dient er een wederkerig relatietype te zijn gedefinieerd.

Om een koppeling van het type ouder/kind aan te maken, gaat u als volgt te werk:

Begin bij het record dat het 'kind' zal zijn. Gebruik NIET de optie Links, maar dubbelklik in plaats daarvan op het blok Gekoppelde records. Dit voert u naar hetzelfde scherm als de optie Links, maar werkt anders.Op deze manier maakt het systeem automatisch een wederkerige koppeling aan.

Opties van het scherm

Nieuwe: Kies deze optie om een nieuwe kaart te definiëren. Als u deze optie kiest verschijnt een invoerscherm:

Velden van het scherm

Garant vlag: geef aan of de lener wel of niet garanthouder is voor de gerelateerde lener.

Notitie: voer hier optionele een toelichting in.

Relatietype: kies een geldig relatietype uit de dropdown lijst.

Gerelateerd lenersnummer: voer hier de barcode in van de lener waarmee de relatie gelegd moet worden.

Verleng vlag: als dit is aangevinkt wordt de optie Verleng gekoppelde actief (in AFOs 413 en 419) voor leners met gekoppelde records.

Bijwerken adres vlag: als dit is aangevinkt zal het systeem het hoofdadres (gedefinieeerd in AFO 482) van de actuele lener wijzigen, zodat het gelijk is aan dat van de gekoppelde lener wanneer het hoofdadres van de gekoppelde lener wordt gewijzigd in AFO 431. Zie sectie 431.5.2.1.

Aanpassen(+): Selecteer een extra kaart en kies deze optie om de noot te wijzigen en/of de garanthouder vlag te wijzigen.

Verwijderen(+): Selecteer een extra kaart en kies deze optie om de extra kaart te verwijderen.

Wanneer u het Ouder record bekijkt ziet u geen koppeling vanaf de Links optie, zelfs als deze zijn gedefinieerd.

Maar Gekoppelde records worden wel getoond via de Links optie bij het Kind record.

Links: Hiermee kunt u relaties bekijken met andere lenersrecords in de database. Nadat u deze optie gekozen heeft verschijnt een overzichtsscherm:

Let op

Het systeem genereert geen wederkerige relatie als u de Nieuw optie gebruikt wanneer u op dit scherm bent gekomen via de Links optie.

Wanneer u het Ouder record bekijkt ziet u geen koppeling vanaf de Links optie, zelfs als deze zijn gedefinieerd.

Leners kunnen meerdere koppelingen hebben met andere records.

431.5.2.1 Bijwerken hoofdadres van gekoppelde leners

Wanneer de Bijwerken adres vlag is aangevinkt en het adresblok dat is gedefinieerd als hoofdadres in AFO 482 – Algemene Lener Instelling worden gewijzigd, zal het systeem proberen het hoofdadres van gekoppelde leners bij te werken met dezelfde informatie.

Wanneer het lenersrecord wordt opgeslagen controleert het systeem of er gekoppelde leners zijn bij wie deze vlag is aangevinkt. Bij het verlaten van het gewijzigde lenersrecord wordt het volgende gevraagd:

Wanneer u het hoofdadres van de getoonde leners niet wilt wijzigen, verplaatst u ze naar links. Als u op OK klikt, wordt de adresinformatie van de geselecteerde leners bijgewerkt.
Bij leners die naar links verplaatst worden, worden de Verlengen en Bijwerken opties uitgevinkt.
Als u op Annuleer klikt wordt het adres niet bijgewerkt en blijven de de Verlengen en Bijwerken opties wel aangevinkt voor leners aan de rechterkant.

431.5.3 Ontvangst contributie

Ontvangst contributie: Kies deze optie om contributie te betalen. In sommige gevallen verschijnt eerst een tussenscherm met een berekeningsoverzicht.

Vervolgens verschijnt het betaalscherm:

Velden van het scherm

Pas geldig tot: Hier staat de datum tot wanneer de pas van de lener geldig is. Dit wordt door het systeem ingevuld.

Ontvangst van: Hier staat het (contributie)bedrag waarop een transactie geregistreerd kan worden. Dit wordt door het systeem ingevuld.

Ontvangst: Geef hier aan welke transactie uitgevoerd moet worden op het vermelde bedrag. Het systeem onderscheidt de volgende (standaard) transacties:

·                Kontant: het bedrag wordt contant betaald;

·                Kwijtschelden: het bedrag wordt kwijtgescholden. Als u deze optie hebt geselecteerd, verschijnt een volgend scherm. Geef in het veld ‘Code' een paswoord op om aan te geven dat u bedragen mag kwijtschelden.

Let op

Naast bovenstaande standaard transacties kunnen transacties worden aangeboden die door de bibliotheek zijn gedefinieerd (in AFO 494 – Beheer vaste bestanden – Beheer codes). Als u een door de bibliotheek gedefinieerde transactie hebt geselecteerd, verschijnt een volgend scherm; bijvoorbeeld:

Na het registreren van een betaling biedt het systeem u de mogelijkheid om een ontvangstbewijs te printen. Dit voert naar het standaard dialoogvenster voor output.

431.5.4 Foto van lener

Foto van lener: Het systeem stelt u in staat één of meerdere foto's aan een lenersrecord te koppelen. Indien u een lener selecteert in AFO 431 (Lenersadministratie) en er is een foto aan het record gekoppeld, dan zal het systeem de foto tonen in een zgn. “floating window”. Het is mogelijk dat er meerdere foto's aan hetzelfde lenersrecord gekoppeld zijn.

Nadat u deze optie heeft gekozen verschijnt een overzichtsscherm

Als de foto optie geactiveerd wordt, toon het systeem een overzicht van de metadata van de gekoppelde foto's.

Op dit scherm kunt u links met foto's toevoegen, wijzigen en schrappen. Als u de “Display”-optie activeert kunt u het “thumbnail” preview venster activeren. Dit scherm wordt sowieso geüpdate als de metadata i.v.m. de links wijzigt.

Opties van het scherm

Nieuw: Kies deze optie om een nieuwe foto link te definiëren. Als u deze optie kiest verschijnt een invoerscherm:

Selecteer(+): Selecteer een foto en kies deze optie om de gegevens van de foto te wijzigen.

Verwijder(+): Selecteer een foto en kies deze optie om de foto te verwijderen.

Wanneer een lener wordt geselecteerd waar een plaatje aan is gekoppeld wordt dit automatisch getoond op het overzichtsscherm van de lener in AFO 431.

Er kunnen meerdere plaatjes aan een enkel lenersrecord gekoppeld zijn.

Het plaatje kan in oorspronkelijk formaat getoond worden door erop te klikken.

Let op

Afhankelijk van de instelling van de parameter in AFO 481 - Diversen - Uitleenprocedure - Printen- Diversen:"Verwijder plaatjeslink nadat lenersetiket geprint is", zal het systeem de link naar het plaatje verwijderen nadat er een etiket geprint is.
Dit is alleen geldig voor mailmerge type etiketten.

431.5.5 SDI

Wanneer u in AFO 431 de optie SDI Profiel kiest verschijnt het volgende dialoogvenster:

Velden van het scherm

Profiel Lijst Id: Dit is het ID van de profiellijst gebruikt door de lener. Dit kan hier niet gewijzigd worden.

Verwijder profiel lijst ID: Indien aangevinkt, zal de profiellijst van de lener met bijbehorende profielen, zoekvragen en resultaten worden verwijderd op het moment dat dit dialoogvenster gesloten wordt.

Emailadres: Dit is het emailadres waarnaar SDI emailberichten moeten worden gestuurd.

Email in gebruik: Het versturen van emailberichten is geactiveerd voor deze lener.

Taal: Dit is de taal waarin SDI emailberichten worden verstuurd.

Om te bepalen of een lener gebruik mag maken van SDI worden de volgende criteria gecontroleerd (in volgorde):

·                Lener geblokkeerd of op zwarte lijst

·                Lenerscategorie

·                Instelling / Locatie

·                Instelling

·                Systeembreed

Als de lener aan alle criteria voldoet is hij gerechtigd SDI te gebruiker.

431.6 Deposito's[//]

In het algemeen betekent deze functionaliteit dat de bibliotheek één of meer typen deposito's kan definiëren die gebruikt kunnen worden door leden van de bibliotheek. Binnen een type deposito bepaalt de bibliotheek vervolgend voor welke betalingen dit gebruikt kan worden (bijv. leengeld). Additionele parameters kunnen worden gedefinieerd om per deposito type / per lenerscategorie minimum en maximum bedragen enz. te bepalen. Een lener kan dan geld storten op zijn/haar deposito's. Betalingen die vroeger contant werden gedaan kunnen zo vervangen worden door betaling van openstaande posten met geld dat een lener al in deposito heeft bij de bibliotheek.

E.e.a. is afhankelijk van de parameterinstellingen in AFO 481 – Uitleenadministratie: Algemeen – Deposito's.

Als de bibliotheek het toestaat kan het deposito negatief zijn (d.w.z. u kunt een schuld hebben aan de bibliotheek, d.w.z. een deposito kan van credit naar debet gaan als de regels van de bibliotheek dat toestaan).

Wijzig deposito's: Deze optie brengt u naar het scherm voor depositobeheer:

Vanaf dit scherm kunt u deposito's toevoegen, wijzigen en verwijderen.

Opties op het scherm

Nieuw deposito: Kies deze optie om een nieuw deposito te definiëren. Zie paragraaf 431.6.1.

Bekijken/wijzigen deposito(+): Deze button wordt gebruikt om het bedrag van het deposito te verhogen. U kunt alleen geld toevoegen aan een deposito waarvan de gebruiksrestricties vallen binnen de scope van de actuele instelling/locatie. Bijvoorbeeld: een gebruiker van PNB/BD kan geld toevoegen aan een deposito met de restrictie PNB/* maar niet aan een deposito met de restrictie TST/BR1. De lener zou fysiek aanwezig moeten zijn op TST/BR1 om geld aan dat deposito te kunnen toevoegen.

Wanneer u niet gerechtigd bent geld toe te voegen aan een deposito, wordt een waarschuwing getoond.

Verwijder deposito(+): Selecteer een deposito en kies deze optie om het deposito te verwijderen. Een deposito kan alleen verwijderd worden als het saldo 0 of minder dan nul is.

Terugbetaling deposito: Hiermee kan (een deel van) het depositobedrag terugbetaald worden. Zie paragraaf 431.6.2.

431.6.1 Nieuw deposito

Als u deze optie kiest verschijnt een invoerscherm.

Kies een geldig depositotype. Deze codes zijn gedefinieerd in AFO 481 – Deposito's – Deposito codes. Vervolgens wordt een invulscherm getoond:

Velden van het scherm

Bedrag toevoegen: Het in te vullen bedrag dient hoger te zijn dan het minimum positieve saldowijziging en ook groter dan het minimum totale saldo voor dit deposito (deze bedragen zijn gedefinieerd in AFO 481 – Deposito codes).

Lener die betaalt: Dit veld kan beschermd zijn, kan gelimiteerd zijn tot een lijst van gerelateerde leners (met de specifieke relatiecategorie als bepaald in de deposito code) of kan de lener tonen samen met een Zoek button.

Betalingscode: Kies een betalingscode uit de dropdown lijst. Deze codes zijn gedefinieerd in AFO 481 – Deposito's – Geldige betalingstypes.

431.6.2 Terugbetalen

De mogelijkheid om geld terug te geven uit deposito's is een beschermde functie. Er is een optie in AFO 611 – Paswoorden – Paswoordbeheer leners- en uitleenadministratie (vervolg), die medewerkers beperkt in het gebruik van deze optie op het scherm Wijzigen deposito. Als u probeert een restitutie te doen en u bent daartoe niet geautoriseerd dan verschijnt een waarschuwing.

Als u wel geautoriseerd bent en het deposito is geldig voor uw lenerscategorie en als, binnen de gebruiksrestricties van de scope van het deposito er tenminste één instelling/locatie ingesteld is voor uw lenerscategorie die in gebruik is en de gebruiksrestricties omvatten de huidige instelling/locatie, wordt een dialoogvenster getoond met de volgende velden:

Velden van het scherm

Deposito code, Omschrijving en Actueel saldo deposito zijn beschermde velden.

Administratiekosten: beschermd. Standaard staat hier het bedrag gedefinieerd in de deposito code. Het is nooit meer dan “Actueel saldo deposito”.

Terug te betalen bedrag: vrije tekst. Standaard staat hier het bedrag uit (actueel saldo – administratiekosten). Dit is het maximale bedrag dat de lener terug kan krijgen. Als de vlag voor toestaand van terugbetalingen niet is aangevinkt in de Deposito code, dan is dit het enige toegestane bedrag dat de lener kan terugkrijgen.

Let op

Als het deposito niet langer is gedefinieerd of niet in gebruik is voor de lenerscategorie dan wordt het gehele bedrag teruggegeven aan de lener. Het deposito wordt verwijderd uit de lijst van deposito's voor deze lener.

Let op

U kunt alleen geld teruggeven uit deposito's waarvan de gebruiksrestricties de huidige instelling/locatie in hun scope hebben. Bijvoorbeeld: een gebruiker van PNB/BD kan geld terugkrijgen uit een deposito met de restrictie PNB/* maar niet uit een deposito met de restrictie TST/BR1. De lener zou fysiek aanwezig moeten zijn op TST/BR1 om geld uit dat deposito terug te kunnen krijgen.

431.7 Detail scherm[//]

Details: Kies deze optie voor meer details over uitleningen, openstaande posten, het verrichten van betalingen, enz.

Nadat u deze optie heeft gekozen verschijnt een overzichtsscherm:

U kunt klikken op de regels in de onderste helft van het scherm om de bijbehorende informatie op te roepen. Deze regels komen gedeeltelijk overeen met de opties bovenaan het scherm.

Bijvoorbeeld, klik op Zwarte lijst:

Zie paragraaf 431.7.1 voor meer informatie over Huidige speciale uitleenstatussen en Facturen .

Let op

Wanneer de module Magazijnaanvragen in gebruik is, worden aanvragen getoond onder Reserveringen:
In de header: Reserveringen ooit: Het totaal aantal Reserveringen en het totaal aantaal Aanvragen, Reserveringsaanvragen, Verwijderd en Vervallen.
Regel 3: Reserveringen: De totalen hier zijn alleen Actueel aantal Reserveringen en alleen totaal aantal Aanvragen gebaseerd op de parameter in AFO 815 – Systeembrede opties - Hoeveel dagen teruggaan om aanvragen overzicht te tonen in 431.

Wanneer de module voor IBL aanvragen in gebruik is, worden aanvragen getoond onder Reserveringen:
In de header: Reserveringen ooit: Het ALLEEN het totaal aantal Reserveringen en GEEN IBL Aanvragen.
Regel 3: Reserveringen: De totalen hier zijn alleen Actueel aantal Reserveringen en alleen totaal aantal IBL aanvragen:

Opties op het scherm

Leengeld-historie bij klein abonnement: Deze optie is vergelijkbaar met de optie Lijst geleende werken (zie hieronder) maar toont alleen de exemplaren die geleend zijn binnen de Klein abonnement functionaliteit.

Print: Dit voert naar het standaard dialoogvenster voor output.

Eerdere barcodes: Wanneer u deze optie kiest verschijnt een popup scherm met de eerdere barcodes plus vervangingsredenen (alleen beschikbaar wanneer een barcode tenminste eenmaal vervangen is).

Zwarte lijst: Alleen actief wanneer de lener op de zwarte lijst staat.

Uitleningen: deze optie brengt u naar het standaard verlengscherm. zoals in AFO 413. Zie de help aldaar voor meer informatie. Vanaf dit scherm kunt u ook de uitleenstatus van door de lener geleende werken wijzigen. Zie ook de Help voor AFO 423 voor meer informatie over wijzigen van uitleenstatussen.

Reserveringen: Als de lener reserveringen heeft, schakelt het systeem naar de lijst met reserveringen (als in AFO 415). Als de lener geblokkeerd is, kunt u geen reserveringen toevoegen.
Als de lener geen reserveringen heeft en geblokkeerd is, verschijnt de melding “Lener heeft geen reserveringen”.
Als de lener geen reserveringen heeft en niet geblokkeerd is, verschijnt de melding “Lener heeft geen reserveringen. Wilt u een nieuwe reservering toevoegen?”. Als u op OK klikt, schakelt het systeem naar het lege reserveringsscherm voor deze lener (AFO 415), hier kunt u een nieuwe reservering plaatsen. Als u op Annuleren klikt gebeurt er verder niets.

Geld innen: deze optie brengt u naar het standaard overzichtsscherm voor betalingen, zoals in AFO 414. Zie de help aldaar voor meer informatie.

Contributie en waarborgen: deze optie brengt u naar een overzicht van gedane betalingen voor contributie en waarborgen:

Indien toegestaan kunt u hier ook bedragen restitueren.

Status: Alleen actief wanneer de lener geblokkeerd is.

Lijst werken thuis: als u deze optie kiest verschijnt een popup scherm met een overzicht van de op dit moment geleende werken:

U kunt klikken op een regel voor extra informatie over de betreffende transactie.

Deposito historie: deze optie voert u naar een overzicht van gedane betalingen met het deposito en stortingen in het deposito:

U kunt hier een totaaloverzicht printen of een gedetailleerd overzicht. Het eerste overzicht toont 1 regel per transactie en is hetzelfde als op het scherm Deposito historie. Met Print details worden ook additionele gegevens zoals sessie ID, kassa, naam personeel afgedrukt. Elke regel bevat: regelnummer, datum/tijd, transactie, bedrag, type, opmerking, sessie ID, kassa, naam personeel en saldo.

Betaalhistorie: deze optie voert u naar een overzicht van alle gedane betalingen:

Een toelichting op een paar kolommen:

Transactie: De betaalwijze (als gedefinieerd in AFO 494) die ie gebruikt.

Type: De categroie waarin de betaling thuishoort (bijv. verkoop via AFO 416, vrije (terug)betalingen via AFO 417, contributie via AFO 431, enz).

Opmerking/Verklaring: In deze kolom kan het volgende staan:

-                 alleen een noot (bijv. bij restitutie van contributie)

-                 voor leengeld: de titel

-                 voor reserveringen: titelgegevens, gevolgd door barcode wanneer exemplaar klaarstaat

-                 voor verkopen: de artikelcode, gevolgd door {prijs}

-                 voor vrije ontvangsten en terugbetalingen via AFO 417: de kassacode (als gedefinieerd in AFO 494), gevolgd door {noot}, gevold door [referentie/rekening nummer]

U kunt klikken op een regel voor extra informatie over de betreffende transactie.

U kunt van hier uit doorklikken naar het betaaloverzicht van contributie en waarborgen.

Historie Lenen Loont: deze optie hoort bij de functionaliteit Lenen Loont. Zie paragraaf 431.7.3 voor meer informatie.

Verlaag teller Lenen Loont: deze optie hoort bij de functionaliteit Lenen Loont. Zie paragraaf 431.7.3 voor meer informatie.

 Transacties (geschiedenis): deze optie voert u naar een overzicht van alle transacties.

431.7.1 Overige regels[//]

De laatste regels op het scherm zijn gerelateerd aan informatie uit andere modules binnen het systeem. Regels 10 en 11 op het Details scherm van een lener zijn min of meer gerelateerd. Zie de secties 431.7.1.1 en 431.7.1.2 voor meer informatie.

Regel 12 geeft informatie over circulatielijsten binnen de tijdschriftenmodule. Zie sectie 431.7.1.3.

Regel 13 geeft informatie over bestellingen binnen de bestelmodule. Zie sectie 431.7.1.4.

431.7.1.1 Huidige speciale uitleenstatussen

Het is mogelijk om speciale statussen toe te kennen aan de exemplaren die aan de lener zijn uitgeleend (zie de Help voor AFO's 413 en 481 voor meer informatie).

De aantallen in het beveiligde gedeelte tonen de totalen voor elk toegekend type. Regel 10 geeft de aantallen weer die beschouwd worden als “actueel” zoals gedefinieerd in de parameters voor elk type.

Door regel 10 te kiezen krijgt u een overzicht van al deze transacties. Nadat u regel 10 gekozen heeft verschijnt een overzicht van uitleenstatus transacties:

Het overzicht van uitleenstatussen toont op elke regel een transactie, vergelijkbaar met de display van uitleningen. Transacties worden in omgekeerde datumvolgorde getoond, d.w.z. nieuwste eerst.

Hier wordt de actuele status getoond of – indien er geen actuele status is – de vorige bewaarde status. Zo kunt u bijvoorbeeld zien dat een vermist exemplaar teruggekomen is. Een extra optie op dit scherm maakt het mogelijk ALLE historische uitleenstatussen te tonen, mits hierbij 'sla op bij statusgeschiedenis' is aangevinkt.

In de kolom Actuele exemplaar status staat de huidige status van het exemplaar. Bijv.: een lener heeft gezegd het exemplaar al ingeleverd te hebben (speciale uitleenstatus Claimed Returened was toegekend) en sindsdien is het exemplaar weer tevoorschijn gekomen. Dus in het overzicht is te zien dat het exemplaar deze status heeft gehad maar nu weer op de plank staat in de bibliotheek.

Opties op het scherm

Toon details uitleenstatus: Selecteer een transactie en dan deze optie om de details van de geselecteerde regel te bekijken.

Schrap: Selecteer een transactie en dan deze optie om de geselecteerde regel te verwijderen.

Toon alle transacties: Exemplaren waaraan een uitleenstatus is toegekend zullen sommige details van de oorspronkelijk uitleen hebben naast de relevante details van de uitleenstatus. Wanneer een uitleenstatus wordt gewijzigd, houden we een geschiedenis bij van deze wijzigingen, bijvoorbeeld het omzetten van “volgens lener ingeleverd” in “vermist”. De geschiedenis wordt ook getoond. Opgeslagen en dus getoonde informatie omvat:

·                Datum / tijd toegekend

·                Gebruiker die deze status toekende

·                Datum / tijd (gewijzigd)

·                Gebruiker die deze status wijzigde

·                Gebruikersdatum (tekstueel).

·                Factuurnummer

·                Lenersbarcode en samenvatting (wanneer geassocieerd met een uitleentransactie)

·                Berekende boete (te laat)

·                Oorspronkelijke uitleendatum

·                Oorspronkelijke vervaldatum

Wijzig details uitleenstatus: Selecteer een transactie en dan deze optie om de gegevens van de geselecteerde regel te wijzigen.

Ga naar factuur details: Selecteer een transactie en dan deze optie om naar het detailscherm met factuurinformatie voor deze regel te gaan. Dit brengt de gebruiker naar het overzichtsscherm van de factuur (als de gebruiker toegang heeft tot AFO 495).

431.7.1.2 Facturen

Via regel 11 kunt u een overzicht oproepen van de facturen voor deze lener (alsof u de optie Identificatie rekening via lener in AFO 495 had gebruikt). Hoewel regel 11 altijd getoond wordt, kunt u hem alleen selecteren als u toegang heeft tot AFO 495.

Het is mogelijk facturen te bekijken / in te voeren vanaf regel 11 op het Details scherm. Als u deze optie kiest en er zijn nog geen facturen, dan vraagt het systeem of u een factuur wilt aanmaken:

Nadat u op OK heeft geklikt schakelt het systeem door naar AFO 495 (als u toegang heeft) waar een voorlopige factuur al is aangemaakt.

Wanneer er voor de lener al een of meer facturen zijn gemaakt schakelt het systeem door naar AFO 495, optie Identificatie rekening via lener / invoeren rekening (als u toegang heeft).

431.7.1.3 Circulatielijsten

Het is mogelijk lenersrecords te koppelen aan circulatielijsten van abonnementen in de tijdschriftenmodule. U kunt bekijken aan welke lijsten de lener gekoppeld is door regel 12 te selecteren op het Detail scherm. Er wordt een overzicht getoond:

Door een titel uit de lijst te selecteren kunt u de individuele details van een bepaalde circulatielijst bekijken en wijzigen.

431.7.1.4 Bestellingen

Het is mogelijk leners als aanvrager te koppelen aan bestelrecords in de bestelmodule. U kunt bekijken welke bestellingen deze lener aangevraagd heeft door regel 13 te selecteren op het Detail scherm. Er wordt een overzicht getoond:

Door een titel uit de lijst te selecteren kunt u de individuele details van een bepaalde bestelling bekijken en wijzigen.

431.7.2 Transacties[//]

Transacties (geschiedenis): deze optie voert u naar een overzicht van alle transacties:

De periode gedurende welke deze informatie wordt bewaard is doorgaans het lopende en het voorgaande jaar, maar dit kan per systeem verschillen. In principe worden alle uitleentransacties waar de lener bij betrokken was getoond. Dit is inclusief technische transacties en transacties die zijn aangemaakt als onderdeel van (nachtwaker) batch processen.

De informatie die wordt getoond in AFO 431 wordt automatisch bijgewerkt en is online, d.w.z. elke keer dat een lener betrokken is bij een transactie wordt de historische informatie automatisch bijgewerkt.

Dit historisch overzicht overlapt met sommige andere historische overzichten (bijv. Betaalhistorie).

Hier ziet u de uitleentransacties in aflopende chronologische volgorde. Voor elke transactie toont het systeem de datum, de tijd, het transactienummer en het transactietype (een kolom Details is toegevoegd voor toekomstig gebruik). Transactietypen zijn bijvoorbeeld: “Uitlening”, “Reservering”, “Verlenging” enz.

Let op

Elke regel in dit overzicht een “transactie” weergeeft binnen de context van de V-smart uitleenmodule. Als bijvoorbeeld in één uitleensessie 6 exemplaren worden uitgeleend, is dit één transactie en wordt dit op één regel getoond in het historisch overzicht.

Opties van het scherm

Bekijk details – om de details van een transactie te bekijken. Zie paragraaf 431.7.2.1.

Output – om de details af te drukken naar scherm, printer, spreadsheet, enz.

Filter – om een filter toe te voegen of te verwijderen. Zie paragraaf 431.7.2.2.

Savelist – om de transacties op te slaan in een savelist.

Bekijk bericht: Selecteer een transactie van het type 'Lenersberichten' en dan deze optie om een kopie van de aan de lener gestuurde brief te bekijken.
Dit is afhankelijk van een systeembrede optie die kan worden ingesteld voor mailmerge berichten (in AFO 483 – Mailmerge parameters – Berichten sets – Berichten typen onderhoud), waarbij de individuele berichten worden opgeslagen. In dat geval zal het systeem elke set berichten als een uniek bestand opslaan op de gedeelde netwerkschijf als gedefinieerd in de .ini file van de print processor die het bericht genereert. De gegenereerde bestandsnaam wordt door de mailmerge macro teruggestuurd naar Vubis, waar dit aan het transactierecord wordt toegevoegd. Wanneer de bibliotheek er voor kiest berichten te bewaren kunnen de aan leners verstuurde berichten worden bekeken.

431.7.2.1 Transacties (details)

De optie Bekijk details toont de details van de transactie in een pop-up scherm. Hierin staan twee soorten informatie: algemene informatie (gemeenschappelijk voor alle acties binnen de transactie) en informatie uniek voor elke actie binnen de transactie. Het inleveren van 6 exemplaren heeft 1 sectie algemene informatie en 6 secties specifieke informatie.

Onderstaand voorbeeld toont een Inname transactie (1 exemplaar ingenomen):

Wanneer de parameter "Transactiegeschiedenis lener – toon wat gewijzigd werd" in AFO 481 – Diversen – Uitleenprocedure - Leners is aangevinkt wordt er meer informatie getoond in bij de details van een transactie. het systeem toont bijvoorbeeld bij wijzing van lenerscategorie zowel de oude als de nieuwe categorie:

Algemene informatie

Transactietypes

Onderstaande tabel geeft een overzicht van de geldige transactietypes.

Actie specifieke informatie

De actie specifieke informatie verschilt per transactietype. Voor een Uitlening is dit bijvoorbeeld (voor elk exemplaar) de Leentermijn, de exemplaarbarcode, het leengeld, het reserveringsgeld en de gereserveerd vlag (die aangeeft of een exemplaar gereserveerd was).

431.7.2.2 Transacties (filter)

Als u deze optie kiest verschijnt onderstaand scherm:

De filter optie kan worden gebruikt om het overzicht van getoonde transacties te beperken (bijv. bekijk alleen Uitleningen of bekijk alleen transacties van een bepaalde periode of op een specifieke locatie). De volgende filters zijn beschikbaar:

·                Vanaf datum (deze datum is inclusief binnen de selectie)

·                Tot en met datum (deze datum is inclusief binnen de selectie)

·                Transactietype (er kunnen er meerdere gekozen worden)

·                Instelling/locatie (er kunnen er meerdere gekozen worden).

Let op

Er kunnen meerdere filters tegelijk ingesteld worden. De filter wordt opgeslagen per gebruiker en wordt opnieuw toegepast totdat deze gewijzigd wordt.

Door één of meer opties naar rechts te verplaatsen kunt de getoonde lijst van transacties inperken.

Klik op Verwijder alle om de beperkingen te verwijderen en dus weer de gehele lijst te tonen.

431.7.3 Lenen loont[//]

Zie ook de algemene informatie over Lenen Loont.

Er zijn twee opties op het detailscherm van een lener die gerelateerd zijn aan de Lenen Loont functionaliteit: Historie Lenen Loont en Verlaag teller Lenen Loont.

Deze opties zijn alleen actief wanneer:

·                Lenen Loont in gebruik is

·                Deze lener behoort tot een Lenen Loont lenerscategorie en al Lenen Loont transacties heeft.

Wanneer een lener een Lenen Loont abonnement heeft, worden de tellers hiervan getoond in het beveiligde bovengedeelte van het detailscherm:

Deze tellers worden ook al getoond wanneer de buttons nog niet actief zijn.

431.7.3.1 Historie Lenen loont

Wanneer u de optie Historie Lenen Loont kiest verschijnt een scherm met daarin in een overzicht van reeds geleende werken binnen het kader van het Lenen Loont abonnement:

Dit venster is alleen ter informatie.

431.7.3.2 Corrigeer teller Lenen loont

Wanneer u de optie Verlaag teller Lenen Loont kiest verschijnt een scherm met de Lenen Loont tellers:

U kunt hier een of meerdere tellers verhogen of verlagen. De waarde kan niet lager zijn dan 0. De waarde kan niet hoger zijn dan het in de parameters ingestelde maximum.

Voorbeelden:

Wanneer een lener nog 10 uitleningen tegoed heeft en u vult bij Uitleenteller 3 in, dan zal het tegoed naar 7 zijn verlaagd. Met andere woorden: u heeft aangegeven dat er 3 uitleningen meer zijn geweest dan de teller aangaf.

Wanneer een lener nog 10 uitleningen tegoed heeft en u vult bij Uitleenteller 0 in, dan zal het tegoed naar het oorspronkelijke maximum worden verhoogd. Met andere woorden: u heeft dan aangegeven dat er nog helemaal geen uitleningen zijn geweest.

Let op

De informatie met betrekking tot de tellers in het beveiligde bovengedeelte van het detailscherm wordt niet ververst na deze actie.